CONSERVAZIONE A NORMA DELLE PEC

Conservazione Pec

La conservazione digitale a norma è lo strumento che garantisce l’integrità, autenticità e l’ininterrotta custodia a valore giuridico-legale di tutti i documenti e messaggi, anche di quelli scambiati via PEC. I documenti ricevuti e/o inviati con posta elettronica certificata devono quindi essere archiviati elettronicamente a norma, mentre i gestori di PEC sono tenuti, per normativa, a tenere traccia di tutte le trasmissioni effettuate (conservazione delle “buste”) per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico (log file).

Contrariamente a quanto credono ancora in troppi, la stampa di un messaggio di Pec con le relative ricevute di accettazione e consegna non vale come prova legale di avere inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una certa scadenza. Allo stesso modo, la stampa di un messaggio di PEC ricevuto non vale come prova legale che lo stesso provenga dal mittente.

La prova legale è data solo ed esclusivamente dalla firma elettronica del gestore di Pec, che viene apposta come “sigillo” elettronico sia sui messaggi ricevuti, sia sulle ricevute di accettazione e consegna dei messaggi inviati.

La delibera n. 11/2004 del CNIPA prevede precise modalità tecniche e operative per i documenti informatici in generale, tra cui l’apposizione di una marca temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione.

Si potrebbe pensare che tali misure siano superflue per i messaggi di Pec, in quanto il “sigillo” del gestore è già idoneo a fornire prova legale dell’identificazione del mittente e del destinatario, della conformità del contenuto del messaggio e della data e ora di invio e di consegna. Tuttavia i certificati di firma scadono e occorre provare che la sottoscrizione del gestore sia stata apposta prima della scadenza del certificato utilizzato: a questo serve la marca temporale. In caso contrario, non essendovi la certezza, ciò che è nato come documento digitale con valore legale può perdere la sua efficacia di prova “assoluta”.

Non è quindi sufficiente scaricare i messaggi PEC sul proprio PC tramite un client di posta, stamparli o conservarli su un supporto USB in quanto questi perderebbero nel tempo il valore legale.

La conservazione a norma è il servizio che garantisce, con i massimi livelli di sicurezza ed affidabilità, la validità giuridico-legale del documento digitale per il periodo di tempo necessario. L’indipendenza dal gestore PEC consente anche di poter utilizzare, nel tempo, diversi gestori del servizio PEC, pur mantenendo la globalità dei messaggi scambiati conservata in un unico archivio

“Assistenza PCT” , in collaborazione con Unimatica SpA, offre a tutti i professionisti PEC Folder , lo strumento perfetto per mettersi a norma e conservare nella maniera adeguata tutte le proprie PEC, che siano esse di normale corrispondenza, notifiche in proprio o depositi. In questa maniera il professionista non rischierà la perdita del valore legale delle proprie PEc e potrà produrle in giudizio in qualsiasi momento

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UN PO’ DI NORMATIVA

L’articolo 2214 del Codice Civile prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite» mentre l’articolo 2220 del Codice Civile dispone la conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti.

Sull’argomento sono poi intervenuti il D.P.C.M. del 3 dicembre del 2013 , le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”  e il DPCM del 13 novembre del 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005)

L’art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005, anche noto come “CAD” prevede che la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico e solo eventualmente, per meri fini pratici, anche in formato cartaceo

 

Progetto

Uno progetto nato dall'unione tra la "S&NT Informatica soc. coop", da sempre appassionata in nuove tecnologie a servizio di chi lavora, e alcuni avvocati attenti ai benefici introdotti dal processo civile telematico

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